Использование шаблона оформления выпускной квалификационной работы. Стилевое форматирование Как задать нужный стиль

Использование «Стилей» в Microsoft Word может автоматизировать форматирование документа и сэкономить ваше время, что значительно повлияет на вашу производительность во время работы с документами. Если вы хотите научиться быстрому форматированию текста, то следуйте основным шагам, описанным ниже.

Шаг 1. Применение стилей к разделам не отформатированных документов.

Иногда текст или же раздел текста в документе может выглядеть не так, как вам необходимо, и чтобы его преобразить нужно выделить нужный фрагмент, перейти в меню «Стили» и выбрать необходимый стиль для применения.

Шаг 2. Быстрое изменение существующего стиля

Шаг 3. Создайте оглавление со стилями

В написании многосекторных научных статей или глав книг вам может понадобиться использование оглавлений, которые в этом случае имеют важное значение, так как они помогают в навигации по содержимому документа.

Для установки оглавления сделайте следующее:

1. Поместите курсор на ту часть документа, где вы хотите разместить оглавление.
2. Перейдите на вкладку «Ссылки», затем нажмите «Оглавление».
3. Обратите внимание на появившееся диалоговое окно. Опции «Автособираемого оглавления 1, 2» ускорят процесс создания. «Ручное оглавление» дает возможность подробной настройки, но его установка займет больше времени.
4. Ознакомьтесь с опцией «Настраиваемое оглавление». Выбрав ее, вы можете использовать стили, чтобы изменить способ отображения оглавления, для этого нажмите «Изменить».
5. Если ваше оглавление имеет несколько уровней, выберите тот, который вы хотите изменить.
6. Затем вы увидите диалоговое окно, используемое при изменении стиля. При необходимости измените характеристики, затем нажмите «ОК».

Как вы видите, работа с текстом или стилями может экономить время. Вам нужно всего лишь раз внести изменения в «Стили» или «Оглавления» и потом использовать его как шаблон применяя к необходимым фрагментам текста или всему ко документу.

Видео: Форматирование документа в MS Word 2003. Работа со стилями

Стилем называется группа параметров, имеющая уникальное имя. Стиль форматирования может содержать множество различных параметров абзацев и символов (например, вид и размер шрифта, выравнивание абзацев, расстояние между ними, обрамление и т.д.). Он хранится вместе с документом или его шаблоном.
Для форматирования текста можно использовать стили двух видов:

• Стиль абзаца, определяющий внешний вид абзаца.
• Стиль символа, определяющий внешний вид символов. Стили символов

применяются для выделения слов или фраз в тексте.
Как указывалось, есть два способа форматирования - прямое и стилевое. Небольшие документы разового использования оформляются первым способом. При оформлении больших документов с разнообразными абзацами лучше выполнять стилевое форматирование.
Стилевое форматирование заключается в назначении специальных стилей абзацам или символам.
Стилевое форматирование делает более простой подготовку документов (пользователь оперирует готовыми стилями), позволяет сэкономить время и достигнуть унификации оформления всех документов, используемых в определенной организации.
По умолчанию список Стиль панели инструментов форматирования содержит имена только тех стилей, которые использовались в документе. Чтобы просмотреть список всех доступных стилей, необходимо при открытии списка Стиль нажать клавишу

Рис. 1 . Список стилей панели инструментов форматирования

В диалоговом окне команды Стили и форматирование из меню Формат можно изменять существующие стили и создавать новые, копировать, удалять и переименовывать стили, а также назначать стили выделенным фрагментам текста.

Рис. 2 . Диалоговое окно Стили и форматирование

Набор стилей, доступных в процессе создания документа, зависит от шаблона, на котором базируется документ. Большинство встроенных стилей можно использовать во всех шаблонах.

Word предоставляет стандартные стили для оформления распространенных документов. При вводе текста нового документа, который базируется на шаблоне Обычный, по умолчанию используется стиль Обычный - стандартный стиль для основного текста. Этот стиль применяется до тех пор, пока не будет задан другой стиль. Для форматирования остальных элементов документа (сносок, колонтитулов, номеров строк, страниц и т.д.) также разработаны специальные стили. Например, для форматирования заголовков служат стили Заголовок 1 - Заголовок 9.
Самый быстрый способ назначения стиля отмеченному фрагменту - использование специальной комбинации клавиш. Следующая таблица содержит небольшой перечень комбинаций клавиш для быстрого форматирования документов с использованием стилей.
Имя стиля Комбинация клавиш
Обычный
Заголовок 1
Заголовок З
Маркированный список

2. Создание стиля

Чтобы создать стиль, необходимо задать группу параметров форматирования и назначить ей имя. Существует два способа создания стилей форматирования:

• на основе образца (маркированного абзаца);
• путем установки параметров в диалоговом окне команды Стили и форматирование из меню Формат.

Для создания стиля на основе образца необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• Присвойте абзацу требуемые параметры форматирования (шрифт, абзац) и щелкните на поле Стили и форматирование на панели инструментов Стандартная .

• Откроется диалоговое окно Стили и форматирование .

• В этом окне выбрать Создать стиль
• Откроется окно Создание стиля. в котором надо ввести имя стиля и установить флажок в окне Добавить в шаблон , чтобы стиль занести в шаблоны и можно было вызывать из меню Стиль .

С помощью команды Стили и форматирование стили создаются следующим образом:

• Активизируйте в меню Формат команду Стили и форматирование .
• В окне Стили и форматирование нажмите кнопку Создать стиль , откроется диалоговое окно Создание стиля . В поле Имя введите имя нового стиля форматирования.
• В поле Стиль укажите тип создаваемого стиля - стиль абзаца или стиль символа. По умолчанию создается стиль абзаца.
• В поле списка Основан на стиле выберите стиль, на котором должен базироваться создаваемый стиль.

В поле Описание перечисляются все параметры выбранного стиля, а в поле Образец демонстрируется, как будет выглядеть текст, оформленный с использованием нового стиля.

• Нажмите кнопку Формат . С помощью элементов появившегося списка откройте диалоговые окна Шрифт, Абзац, Табуляция, Рамка, Граница, Язык, Нумерация и установите параметры нового стиля форматирования. Открываемые таким способом диалоговые окна не отличаются от окон одноименных команд из меню Формат .
• Подтвердите выполненные установки, нажав кнопку ОК . Если в диалоговом окне Создание стиля установить опцию Добавить в шаблон, а в окне Стиль нажать кнопку Применить , новый стиль будет добавлен в шаблон активного документа.
• Повторите описанные действия, чтобы создать другие стили, или завершите процесс, нажав кнопку Закрыть в диалоговом окне Стиль .

3. Изменение стиля

Стили удобны тем, что в случае их использования для оформления документа требуется минимум усилий. Чтобы иначе оформить документ, нужно всего лишь задать другой стиль или изменить используемый. Word автоматически актуализирует все документы, в которых применяется измененный стиль. Последовательность действий для изменения стиля такова:

• В меню Формат выберите команду Стили и форматирование .

• Установите указатель мыши на изменяемом стиле и нажмите правую кнопку мыши. Откроется окно
• В нем выберете Изменить стиль... , чтобы открыть диалоговое окно Изменение стиля .

• В поле Имя открывшегося окна будет записан изменяемый стиль и его параметры. Далее следует установить необходимые изменения.
• Установите опцию Добавить в шаблон , чтобы внести изменения в шаблон документа, и нажмите кнопку Формат .
• В появившемся списке выберите объект форматирования (Шрифт, Абзац, Табуляция, Рамка, Граница, Язык или Нумерация ), а в открывшемся диалоговом окне установите подходящие параметры.
• Нажмите кнопку ОК , чтобы вернуться в окно Изменение стиля и продолжить изменение стиля.

4. Удаление стилей

Ненужные стили оформления можно удалить. Всем абзацам, стиль оформления которых был удален, по умолчанию назначается стиль Обычный . Для удаления стиля оформления необходимо выполнить такие действия:

• Вызовите команду Стиль из меню Формат .
• Отметьте имя удаляемого стиля в списке Стиль и нажмите кнопку Удалить. Подтвердите решение об удалении (Да).

Стандартные стили Word удалению не подлежат. Однако существует возможность их изменения.

Комбинации клавиш для назначения стилей

Часто используемым стилям принято назначать сочетания клавиш. Для этого надлежит щелкнуть на кнопке Клавиша в диалоговом окне создания или изменения стиля и в поле Новое сочетание клавиш окна Настройка нажать сочетание клавиш. В результате для назначения стиля тексту будет достаточно маркировать текст и нажать установленную комбинацию клавиш.

Рис. 3 . Диалоговое окно назначения стилю комбинации клавиш

Создание стилей для оформления писем

Чтобы оформление всех документов было однотипным, следует не выполнять прямое форматирование с помощью команд из меню Формат и панели инструментов форматирования, а модифицировать стандартные стили Word или создать новые.
Возможности стилевого форматирования Word рассмотрим на примере создания стилей для подготовки деловой документации. Если вы ведете интенсивную переписку с постоянными партнерами, оформление писем можно существенно ускорить, подготовив специальные стили для форматирования основных составляющих писем.
Для форматирования большинства писем, создаваемых на стандартных бланках, может понадобиться всего один стиль форматирования, разработка которого описана ниже. Это стиль для оформления основного текста документа, который мы назовем ТекстДокумента .

Примечание:

Имена стилей могут содержать любые символы, кроме обратной косой черты, фигурных скобок и точки с запятой. Необходимо помнить, что имена назначаются стилям с учетом регистра, например стили ТекстДокумента и ТЕКСТДОКУМЕНТА распознаются Word как два различных стиля.
Для оформления документов с более сложным форматированием следует подготовить аналогичным образом и другие стили.
Создавать новый стиль форматирования основного текста документа следует только в том случае, если многие параметры стандартного стиля, например гарнитура, размер шрифта, межстрочный интервал, отбивка между абзацами, не соответствуют действующим правилам оформления документов. При этом с целью обеспечения однотипного оформления всех документов рекомендуется использовать в качестве базового стиль Обычный .

Ниже описан процесс создания стиля ТекстДокумента.

• В диалоговом окне команды Стили и форматирование меню Формат нажмите кнопку Создать стиль , вследствие чего откроется окно Создание стиля .
• В поле Имя введите имя создаваемого стиля - ТекстДокумента .
• В поле списка Основан на стиле выберите значение Обычный , так как основой для нового стиля послужит стандартный стиль Обычный .
• В поле Стиль отметьте значение Абзаца .
• Установите опцию Добавить в шаблон , чтобы создаваемый стиль был доступен во всех новых документах, базирующихся на шаблоне Обычный .
• Нажмите кнопку Формат .
• В открывшемся списке щелкните на элементе Шрифт и в одноименном диалоговом окне установите параметры шрифта: в списке Шрифт выберите шрифт Times New Roman , а в списке Размер - значение 12.
• Закройте диалоговое окно Шрифт и откройте окно Абзац .
• В поле Первая строка установите значение нет , а в поле межстрочный - значение Полуторный .
• В поле После задайте отбивку абзаца снизу величиной 4 пт . Закройте диалоговое окно Абзац .

Принцип форматирования

Принципы обработки текстов

Целью обработки любого текста является придание ему некоторого вида, облегчающего восприятие информации и подчинœенного общепринятым правилам и стандартам.

Форматирование – придание документу определœенной формы.

Форматированию подвергаются всœе структурные единицы документа – от символа, до всœего документа. Форматирование выполняется с помощью пункта меню Формат. Для каждой структурной единицы документа используются специальные команды. К примеру, для форматирования символов шрифта командой Формат ® Шрифт вызывается диалоговое окно для установки параметров символов, а для форматирования абзаца есть команда Формат ® Абзац. Остальные команды пункта меню Формат применимы как к разделам или всœему документу, так и к отдельным элементам текста. Исключением является команда Параметры страницы расположенная в пункте меню Файл. Этой командой вызывается диалоговое окно общих параметров для документа. К примеру, размер и ориентация бумаги, величина полей.

Примечание.

Поля удобно устанавливать с помощью мыши, перемещая границы поля в нужном направлении.

Команды форматирования применимы:

Шрифт – к выделœенным символам (если нет выделœенных символов, то форматирование будет применено ко вновь вводимым символам, ᴛ.ᴇ. по умолчанию);

Абзац – к выделœенному или текущему абзацу (текущим принято называть абзац, в котором находится точка вставки – курсор;

Параметры страницы – ко всœему документу.

Возможности форматирования:

Шрифт – тип, размер, начертание, подчеркивание, цвет, а также различные спецэффекты для символов шрифта;

Абзац – выравнивание, отступы, интервалы, а также функции управления разрывом абзаца при переходе на другую страницу.

Выделить (обособить) объект, над которым будут выполняться действия, а затем выбрать команду.

Внешний вид и оформление документа должна быть выдержано в некотором едином стиле. Т.е. некоторые элементы текста могут иметь одинаковый формат. К примеру, всœе заголовки в документе имеют курсивное начертание и выровнены по центру, а текст абзаца выровнен по ширинœе, имеет отступ первой строки и символы обычного начертания и т.д. В этом случае для форматирования этих элементов удобно применить стиль.

Стиль - ϶ᴛᴏ образец формата абзаца.

Применение стиля – процедура форматирования абзаца в соответствии с образцом-стилем.

Стиль применяется ко всœему абзацу целиком.

Технология применения стиля.

1 Выделить объект.

2 Выбрать стиль из списка стилей.

Список стилей находится в панели инструментов "Форматирование" в виде поля выбора из списка.

Помимо имеющихся в поле списка стилей, можно создать собственный стиль и в дальнейшем использовать его для форматирования.

Технология создания стиля “по образцу”:

1 Отформатировать абзац-образец;

2 Щелчком в поле выбора по названию стиля, выделить его;

3 Ввести с клавиатуры название нового стиля и нажать Enter.

ПРЯМОЕ И СТИЛЕВОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Прямое форматирование

Форматирование текста - процесс его оформления. Основная цель форматирования - сделать восприятие готового документа простым и приятным для читателя.

Форматирование символов

Символ – минимальная графическая единица текста.

Форматирование абзацев

Абзац – это часть документа между двумя соседними непечатаемыми управляющими символами конца абзаца. Процесс ввода абзаца заканчивается нажатием клавиши Enter .

Свойствам абзаца можно отнести: выравнивание, отступ первой строки, межстрочный интервал, отступы слева и справа, интервалы перед и после.

Выравнивание абзаца - расположение абзаца относительно боковых границ страницы.

Примеры выравнивания абзацев

Отступы слева и справа – расстояние от края страницы до левой (и, соответственно, правой) границы абзаца.

Примеры отступов текста:

Отступ первой строки – отступ перед абзацем, красная строка.

Примеры отступа первой строки:

Интервалы перед и после задают расстояние между соседними абзацами сверху и снизу.

Междустрочный интервал определяет расстояние между соседними строками внутри абзаца.

Примеры межстрочных интервалов:

Стилевое форматирование.

Небольшие документы можно оформить прямым форматированием. При работе с большими текстами, как правило, применяют стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и ту же функциональную нагрузку, назначается определенный стиль форматирования - набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, отступ первой строки, междустрочный интервал). Современные текстовые процессоры позволяют автоматически создавать оглавления документов, в которых к заголовкам разделов разных уровней применено стилевое форматирование. С помощью специальной команды пользователь указывает заголовки каких уровней следует включить в оглавление, абзацы указанных стилей автоматически выбираются из текста документа и помещаются с указанием номеров страниц, с которых они были взяты, в новый раздел "Оглавление".

Можно создавать собственные стили или пользоваться готовыми, имеющимися в текстовом процессоре. На основе определенных стилей создаются шаблоны типовых документов - буклетов, грамот, визитных карточек, счетов, резюме, деловых писем, отчетов.

Пользователю достаточно ввести свою информацию в отдельные блоки шаблона и она автоматически приобретет заданное оформление.

Форматирование страниц документов.

При оформлении текстового документа, предназначенного для печати, особое внимание следует уделить его расположению на листах бумаги.

Стиль - это сохранённый под уникальным именем набор форматов как единое целое для многократного использования. В момент применения стиля к тексту все инструкции форматирования выполняются одновременно. По умолчанию при вводе текста в новом документе используется стиль Обычный (экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт – Calibri, Основной текст, выравнивание символов – По левому краю, междустрочный интервал – множитель 1,15 ин., интервал После абзаца – 10 пт., Запрет висячих строк.

Каждый встроенный шаблон в Word имеет набор стилей, которые "передаются" создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне.

Существуют три основных типа стилей:

1) Стиль абзаца (обозначение -¶ ) определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Используется для задания стилей заголовков, оглавлений, различных вырезок, примечаний, аннотаций и т.д.

2) Стиль знака (обозначение - а ) задаёт форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Используется для форматирования определений, формул, названий и т.д.

3) Стиль таблицы (обозначение - ) задаёт вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

Помимо указанных, стили могут включать в себя и некоторые другие параметры.

Изменение какого-либо стиля вызывает его автоматическое обновление по всему документу.

В Word существует большое количество стандартных (т.е. встроенных ) стилей : Обычный , Заголовок 1..9 , Строгий , Схема документа и т.д. Некоторые из встроенных стилей находятся в коллекции экспресс-стилей (вкладка Главная /в группе Стили кнопка Экспресс-стили ).

Коллекция экспресс-стилей используется для быстрого применения стилей к предварительно выделенным абзацам или фрагментам текста документа. При наведении курсора мыши на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, как выделенный фрагмент текста или абзац, в котором установлен курсор, примет выбранное форматирование.

Стиль текущего абзаца отображается в списке стилей области задач Стили , которая открывается кнопкой группы Стили на вкладке Главная . Выбор какого-либо стиля из списка вызовет немедленное его применение к предварительно выделенному абзацу.

Стили в Word 2007 можно:

- переименовывать , т.е. изменить имя существующего стиля;

- применять , т.е. применять другие стили к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей);

- изменять существующие стили;

- создавать новые (т.е. пользовательские).

Создание стиля . Создать собственный стиль можно одним из следующих способов:

1 способ:

1) Выбрать вкладку Главная/ кнопку группы Стили/ кнопку Создать стиль ().

2) В окне Создание стиля в поле Имя наберите имя нового стиля.

3) В списке Стиль выберите тип создаваемого стиля – стиль абзаца или знака (т.е. символа).

4) В списке Основан на стиле , выберите стиль, на котором должен базироваться создаваемый стиль.

5) Нажмите кнопку Формат и установите параметры форматирования нового стиля открывая окна Шрифт , Абзац , Табуляция , Граница , Язык , Рамка , Нумерация , Сочетание клавиш с помощью соответствующих команд открывшегося списка. Нажмите кнопку ОК , чтобы подтвердить установки.

6) Если необходимо отображение этого стиля в галерее Экспресс-стили , то в окне Создание стиля установите флажок Добавлять в список экспресс-стилей . Для автоматического обновления стиля можно установить флажок Обновлять автоматически . Чтобы добавить создаваемый стиль в шаблон, на основе которого создан текущий документ, для того, чтобы этот стиль был доступен во всех вновь создаваемых документах выберите опцию В новых документах, использующих этот шаблон .